Теоретически, список дел – это ответ на все проблемы с продуктивностью. Звучит просто! Сначала напишите «написать список дел» вверху листа, чтобы как можно скорее поставить галочку, а затем перечислите все, что вам нужно сделать. Сделайте дела по списку и наслаждайтесь успехом.
Однако на деле для многих из нас списки никогда не заканчиваются. «Вот почему я не люблю делать списки –- потому что они становятся настолько огромными, что они пугают, и тогда ты никогда не захочешь на них смотреть. Они – место, где можно запечатлеть задачи, но не выполнять их», – говорит Джули Моргенштерн, эксперт по организации и продуктивности и автор книги «Time Management from the Inside Out».
Клэр Эванс, тренер по управлению временем и продуктивности, согласна. Ей не нравится называть их «списками дел». «Я называю их «списками действий», – говорит она. «Чтобы создать эффективный список действий, заполните его заданиями, которые вы действительно будете выполнять. Не создавайте гигантский список случайных и, возможно, неважных задач».
Держите список под контролем
Перечислите максимум 10 задач на день. «Пишите реалистично! Это может быть пять или шесть вещей, или только одна. Определите самое важное, что вам нужно сделать сегодня, и сколько времени займет каждое задание. Не забудьте выделить время на выполнение этих задач», – говорит Эванс.
Как начать
Эванс рекомендует сначала решить задачу, которую вы меньше всего хотите решить. Рой Баумайстер, профессор психологии в Университете Квинсленда и соавтор «Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength», советует включить в список как легкие, так и более трудные дела: «Можно сразу же начать с пары легких, убрать их с дороги и иметь хорошее чувство прогресса. Но учитывая, что сила воли ограничена, не стоит растрачивать все силы на легкие дела – относитесь к ним как к разминке». Задачи должны быть конкретными и маленькими, говорит он. «Вместо того, чтобы планировать «убрать и покрасить гараж», может быть, начать с «купить краску» и «разобрать 2 коробки» и так далее».
Сколько списков?
В идеале, говорит Моргенштерн, список дел вообще не нужно вести – дела должны быть внесены в календарь. «Это позволит вам учитывать и планировать свои дни реалистично. Сколько времени займет каждая работа и когда вы собираетесь ее выполнять? Утро среды? В субботу днём? Тогда у вас нет списка, но есть план».
При этом, по ее словам, полезно где-нибудь вести основной список, чтобы фиксировать каждую предстоящую задачу. Моргенштерн рекомендует его разделить, чтобы избежать хаоса или ощущения перегруженности. «Это может быть и рабочий список и домашний". В рамках вашей работы это могут быть административные, письменные, маркетинговые и командные задачи».
Это поможет и в работе. «Выполняйте дела по категориям. Делайте все ваши финансовые дела одновременно, затем все групповые дела, все маркетинговые дела и т.д. Это более эффективный способ работы, чем переключение внимание туда и обратно».
Награда
Нужно ли награждать себя чем-то после того, как вы выполнили задачи, которые откладывали? Это может быть полезно, «если вы сделали вещи, которые вы не любите делать и вам надо мотивировать себя». Но для большинства задач удовольствия от того, что дело сделано и свободы от ворчливого чувства долженствования более чем достаточно. «Я думаю, что для большинства людей завершенный список дел – уже награда», – говорит Моргенштерн.
Яна Доценко
Источник: theguardian
Изображение сгенерировано с помощью ИИ