Большинство из нас сталкивались с проблемой, когда рабочие дедлайны дышат в спину, дела по дому не сделаны, а о личной жизни и вспоминать нечего. При этом все равно кажется, что вы делаете недостаточно. Виной этому является неумение правильно организовать свое время. Как же все успевать, ни о чем не забывать и с каждым днем делать все больше? Выделите для себя свободный вечер и выполните 10 пунктов, описанных в этой статье. В дальнейшем они не будут занимать у вас много времени.
1. Колесо баланса Майера
Колесо баланса – один из самых известных методов анализа текущего состояния жизни. Нарисуйте круг и разделите его на восемь сегментов. Каждый сектор – определенная сфера жизни. У нас это будут личностный рост, яркость жизни или отдых, здоровье и спорт, друзья, семья, карьера, финансы, творчество и хобби. Если вы хотите обратить внимание на какие-то сферы, помимо перечисленных, просто сделайте больше секторов. Далее по шкале от 0 до 10 оцените текущее положение дел и отметьте на круге: 0 будет в центре, 10 – на окружности. Заштрихуйте сегменты до отмеченных уровней и увидите, в каких сферах вы успешны, а над какими стоит поработать. Считается, что значения 0-3 – тревожные, 4-7 – требуют внимания, а 8-10 – близки к идеалу.
После выполнения всего вышесказанного придумайте цели для каждой области жизни на ближайшие два месяца. Например, для личностного роста решитесь пройти курсы английского языка, для здоровья – скинуть набранные за новогодние праздники килограммы, для семьи – провести время с родителями или партнером. Спустя два месяца проверьте, как изменилась ваша жизнь, какие планы удалось выполнить. Отметьте в сегментах на рисунке свой прогресс и установите новые задачи. Те, которые не удалось воплотить в жизнь, не забрасывайте – продолжайте развивать их в удобном темпе. Взаимодействуйте с колесом баланса до тех пор, пока не будете довольны своей жизнью.
2. Метод помидора
Техника Pomodoro предполагает увеличение эффективности работы при меньших затратах времени. Она заключается в разбивании работы на небольшие промежутки с перерывами между ними. В классическом варианте метода после выбора задач, которые нужно выполнить, включается таймер на 25 минут. В это время вы должны полностью погрузиться в работу, не отвлекаясь на посторонние дела. Если же вы не можете ждать, следует отключить таймер, выполнить все, что не касается установленных задач, а затем начать заново. После одного рабочего отрезка предоставляется пятиминутный перерыв. За каждым четвертым промежутком следует большой отдых (15-30 минут). Не рекомендуется отключать таймер, даже если работа выполнена. Попробуйте переключиться на другое дело или заняться планированием. Это поможет не допустить прокрастинации.
3. Расписание на день
Часто забываете о неотложных делах или не можете найти время на то, чтобы побыть наедине с собой? Подробный план на день – ваш вариант. Каждый вечер выписывайте в ежедневник, в специальное приложение на телефон или просто на лист бумаги то, что необходимо выполнить завтра. Не ленитесь, расписывайте каждое свое действие по часам, желательно со всеми возможными нюансами. Например, не стоит ставить перед собой цель поработать с 10 утра до 7 вечера. Подумайте, что именно необходимо сделать завтра на работе: проверить бумаги, ответить на письма или провести планерку с коллегами. Все это должно быть записано, чтобы посреди рабочего дня вы не растерялись.
Если вы уже хорошо справляетесь с краткосрочными задачами, попробуйте смотреть в будущее. Планируйте наперед недели или даже месяцы! Скорее всего, такое расписание будет нуждаться в корректировках, но старайтесь не допускать их.
4. Матрица Эйзенхауэра
Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США, однажды сказал: «Не все срочные дела важны и не все важные дела – срочные». Эта фраза лучше всего описывает принцип матрицы, названной в честь политика. Она помогает быстро распределить дела по их важности и срочности. Для этого делим лист на четыре части и получаем четыре квадрата: A, B, C, и D. В первом будут находиться важные и срочные дела (дедлайны на работе, тема здоровья, вопросы, которые могут поставить в затруднительное положение), во втором – важные и несрочные (повседневные задачи), в третьем – неважные, но срочные (отвлекающие факторы), а в четвертом, как вы уже поняли, неважные и несрочные (не несущие пользы, расслабляющие). Получится, скорее всего, не сразу, но даже первые пробы помогут вам приобрести представление о приоритетах ваших текущих дел.
5. Принцип «Хронометраж»
Данная методика рассчитана на большой промежуток времени и состоит из двух этапов. На первом вам нужно каждые пару часов записывать все, что вы делаете, и сколько на это тратится времени. Короткие задачи, выполнение которых занимает до пяти минут, можно не вносить в список. Этот этап может длиться от нескольких недель до нескольких месяцев. Столько времени нужно для того, чтобы вы поняли, на что уходит ваш день. Предпринимать или изменять что-то не нужно, пускай жизнь течет как обычно.
На втором этапе начинайте отмечать, насколько эффективно было потрачено это время: результативно, плодотворно, но не оптимально или бесполезно. Ориентируясь на эти оценки, постарайтесь увеличить продуктивные промежутки и избавиться от нерезультативных. Вскоре вы без записи сможете изменять свои действия в более плодотворную сторону.
6. Дневник успехов
Каждый из нас совершает небольшие подвиги ежедневно. Записывайте их! Как минимум пять дел, которыми вы гордитесь. Это необязательно должно быть большое достижение. Отжались на два раза больше, чем вчера? Прекрасно! Сделали комплимент незнакомцу? Замечательно! Даже маленькими успехами можно и нужно гордиться. Они замотивируют вас делать больше с каждым днем. Возможно, через месяц ваш список каждый день будет включать в себя десять, а то и двадцать пунктов.
7. Откажитесь от дел, которые вам не нравятся
Эта задача может показаться сложной для многих, но она определенно стоит того. Постарайтесь отказаться от занятий, которые не радуют и при этом отнимают много времени: уборка, походы в магазин, общение с неприятными людьми. Если необходимо, попросите партнера или коллег принять ваши обязанности или наймите специальных работников для этого. Напишите десять дел, на которые вы не хотите тратить ресурсы, и каждую неделю отказывайтесь от двух из них. У вас появится гораздо больше времени и энергии на то, чтобы заниматься полезными лично для вас вещами. Кстати, такой список тоже стоит завести: десять занятий, на которые хочется тратить больше времени. Добавляйте в свою жизнь два из них каждую неделю.
8. Давайте обещания
Если вам не хватает эмоциональной энергии доделать какую-либо работу, то этот вариант для вас. Пообещайте важному для вас человеку завершить дело к определенному сроку. Можно даже заключить пари, пообещав деньги или желания в случае неудачи. Мало кому захочется прощаться с накоплениями или выполнять прихоть другого человека, поэтому силы на работу появятся будто из ниоткуда. Важно помнить, что обещать невозможное не стоит: вы не напишите книгу за неделю и не подниметесь на несколько ступеней карьерной лестницы за месяц. Или ставьте небольшие цели на короткий промежуток времени, или стремитесь к большому успеху в бо́льшие сроки.
9. Планируйте отдых
Казалось бы, куда еще больше списков? Но вносить в свое расписание отдых действительно очень важно. Выделите время на спокойный завтрак, на обед в компании коллег или родственников и на ужин, который станет завершением активного дня. Важная деталь: не берите работу домой. Это отвлечет вас от самого себя и испортит планы. Работа должна оставаться в том месте и в то время, когда вы имеете на нее силы и настроение. У вас обязательно должно быть несколько часов в день на саморазвитие, уход за собой и составление планов.
10. Читайте литературу по теме
Далеко не всегда достаточно краткой справки о том, что помогает оставаться продуктивным. Чтобы глубже вникнуть в тему и понять на примерах, какие методики вам подходят, а какие нет, нужно обратиться к книгам. Самая популярная литература по тайм-менеджменту – книги «Экстремальный тайм-менеджмент», «Мой продуктивный год», «7 навыков высокоэффективных людей» и «15 секретов управления временем». Читайте, выбирайте, проверяйте – и вы обязательно найдете что-то именно для себя!
Удачи в начинаниях!
Дарья Ларина
Изображение сгенерировано с помощью ИИ