Организация мероприятия – это сложный процесс, особенно в современных реалиях. Из-за последних событий кто-то уехал из страны, а кто-то не хочет ходить на развлекательные мероприятия. Важно понимать риски, тщательно продумать программу, обзавестись командой и продолжать верить в лучшее. Мы подготовили для вас 10 советов, с помощью которых вы сможете организовать эко- или веганское мероприятие в своем городе и обзавестись новыми полезными и приятными контактами.
1. Изучите целевую аудиторию
Изучите свою целевую аудиторию – людей, которым было бы интересно посетить ваше мероприятие. Чем они увлекаются, что их радует, что их может завлечь? Ваше мероприятие должно быть интереснее, чем ламповый вечер, проведенный за сериалом с любимым человеком, другом или котом.
2. Выберите лучшую дату
Изучайте даты и события, не планируйте ваше мероприятие на дни, когда состоятся похожие ивенты или крупные праздники. Вы не только расстроитесь, если придет мало людей, но и можете уйти в минус.
3. Планируя бюджет, высчитывайте риски
В счет бюджета на мероприятие закладывайте средства не только на аренду, трансфер, рекламу, полиграфию, питание, зарплаты, оборудование, но и на непредвиденные расходы. Что-то может сломаться, какая-то ошибка может быть в печати, кто-то из сотрудников может заболеть и нужно будет срочно искать замену. Произойти может все, что угодно, и нужно быть готовым понести риски.
4. Начните подготовку к проекту заранее
Качественные события планируются заранее, за несколько месяцев, а иногда даже за 1-2 года. Все зависит от масштаба событий, ваших запросов и ожиданий.
5. Найдите средства для реализации вашего проекта
Вам необходимо высчитать минимальную сумму на организацию мероприятия (смотрите 3 пункт), а после понять, насколько реально эту сумму получить. Это могут быть как личные сбережения, так и средства от партнеров и спонсоров, гранты, а также деньги с продажи билетов. Будьте реалистами, не рассчитывайте, что все 100% билетов будут проданы. Многие, даже уже опытные организаторы мероприятий, уходили в минус, потому что понадеялись на большую продажу билетов, а по факту количество пришедших оставляло желать лучшего. Деньги вы также можете получить с помощью платформы краудфандинга, например, сервиса Planeta.ru. Это сбор, организованный на реализацию идеи, который работает за счет того, что платформа берет себе процент. Если нужная сумма не будет собрана, то вы ничего не потеряете и деньги просто вернутся людям на карту. Обычно благотворители с радостью жертвуют на те идеи, которые им отзываются. Мир вегетарианцев и веганов не исключение. Реальные кейсы рабочего веганского краудфандинга – пиццерия Daner Pizza в Санкт-Петербурге, мороженое и тортики от кооператива «Сладенький» в Москве, книга «Аня в мире с животными», собравшая 212 302 руб. Почему бы и вам не попробовать собрать средства на организацию вашего мероприятия? Если оно будет полезным для общества и интересным для посещения, общественность вас поддержит. Единственное – рекомендуем давать бесплатную проходку тем, кто жертвовал деньги на платформе краудфандинга, либо сделать бесплатный вход для всех и организовать событие за счет партнеров, спонсоров и данной платформы.
Одна из самых успешных мировых краунфандинговых кампаний – сбор на рецепт картофельного салата! Изначально мужчина просто сделал шуточное видео на данной платформе, а в итоге собрал настолько большую сумму денег, что смог организовать огромный фестиваль «Peace. Love. Potato», а также отдать деньги на благотворительность. К слову, про благотворительность. Поговорим об этом в 6 пункте.
6. Выделите средства на благотворительность
Если ваше событие связано с благотворительностью, вы сможете привлечь больше посетителей и повысить лояльность к бренду. Успешный кейс из мира вегетарианства и веганства – фестиваль добрых десертов, проходивший несколько лет в Петербурге. Часть средств от реализации десертов отправлялась в детские и зоозащитные фонды. Больше 20 кафе и ресторанов принимали участие, в последний сезон организаторы собрали больше 100 000 рублей, которые были отправлены в поддержку детей и животных.
7. Уделите внимание рекламе
Не жалейте временных и финансовых ресурсов на распространение рекламы вашего события. Чем больше СМИ, блоггеров, пабликов, спикеров расскажут о нем, тем больше будет охват. Тут также важно попасть в целевую аудиторию: лучше 3 паблика с вашей аудиторией, чем 10 сторонних. Вы можете проводить конкурсы перед мероприятием в соцсетях, придумывать интеграции с партнерами, привозить листовки и афиши в веганские и экозаведения своего города.
8. Учитывайте детали
Учитывайте детали при организации эко- и веганских мероприятий. Например, если приглашаете сторонних мастеров на арт мастер-класс, уточните, что кисти используются синтетические, а не из щетины белок.
Советуем ввести на мероприятии раздельный сбор, даже если ваше мероприятие связано с веганством, а не с экологией. Да, это разные направления, но они во многом пересекаются. Откажитесь от одноразовых трубочек и от одноразовых стаканчиков. Вы можете привезти кружки на мероприятие, можете найти площадку со своими кружками. Вы можете заручиться поддержкой партнера, который сделает для посетителей бронированные кружки, которые они после смогут забрать с собой.
Проверяйте партнеров, если зовете участников с косметикой, их продукция не должна тестироваться на животных. Также, попросите участников, которые продают товары, например десерты с медом, указывать эти моменты. Для кого-то мед – аллерген, а веганы не употребляют его по этическим соображениям.
9. Создайте праздник, который ваши гости запомнят надолго!
Анализируя и планируя предстоящее мероприятие, спросите себя: «А это будет интересно мне и моим гостям?» Включайте в событие конкурсы, развлекательную программу, фримаркет, концерт, полезные лекции, мастер-классы, выставку картин, игры, танцы, живые знакомства. Вы можете много что придумать, плотно заполнить программу, если это позволяет площадка. Но будьте аккуратны и последовательны, чтобы тайминг не накладывался друг на друга, а также чтобы одна локация не мешала другой.
10. Заручитесь поддержкой
Важно понимать, что в одиночку великие дела вершить достаточно сложно. Не бойтесь привлекать сторонних людей на помощь, как специалистов на зарплату или PR, так и волонтеров. Вы можете также привлекать волонтерские организации, потому что самостоятельно набирать волонтеров сложнее. В волонтерских организациях люди более опытные и дисциплинированные. Лучше рассчитывать как на помощь организации, так и на сторонних волонтеров, ведь кто-то может в последний момент подвести. Важно волонтеров хорошо кормить и общаться с ними не с позиции злого начальника, а по-доброму. Они пришли вам помогать без оплаты, отблагодарите их едой и, если есть такая возможность, подарками от партнеров.
Рекомендуем начинать организацию не с больших фестивалей, а с небольшого лампового вечера, если вы только начинаете свой путь event-менеджера. Набирайте свой личный опыт, учитесь, узнавайте новое, обрастайте полезными контактами, привлекайте партнеров, спонсоров. Одно из самых приятных чувств – довольные партнеры, которые перетекают из одного вашего мероприятия в другое и постоянно поддерживают вас. Реально ли это? Да, более чем. Но важно быть готовым к непредвиденным обстоятельствам, новым волнам пандемии, новым запретам и другим катаклизмам. Никто не застрахован от этого. А вы готовы рискнуть и организовать мероприятие в своем городе?
Фото: Aranxa Esteve/Unsplash
Анастасия Мей